ASCO | 148 l'a fait

Notre savoir-faire sur les outils de travail à distance

Nous sommes en mars 2020, le monde entier est en train de se confiner et un de nos clients nous appelle. C’est l’agence de relations publiques LJCom. Dans quelques semaines, doit se tenir à Chicago l’ASCO, acronyme d’American Society of Clinical Oncology, le grand congrès annuel sur l’oncologie qui réunit 40 000 médecins de tous les continents pour faire le point sur les avancées cliniques. La décision est prise : ce congrès se tiendra grâce aux outils de travail en distanciel. Et l’expertise de l’agence 148 est mobilisée. LJCom nous demande de créer une plateforme digitale de remplacement à destination de la presse française pour cet événement international. Un espace sur lequel les experts du congrès puissent prendre la parole en live et livrer leurs comptes rendus auprès des journalistes. Cette Press Room doit aussi donner accès à une médiathèque, des vidéos en replay, un agenda et un outil de demande d’interview.

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Une combinaison de logiciels tiers pour un site sur-mesure

Le temps presse, et le projet est techniquement complexe. Le site doit intégrer des fonctionnalités multiples et chacune requiert l’utilisation d’un logiciel tiers. Le challenge est de réussir à les associer. On utilise une plateforme qui permet de diffuser les conférences en direct et on la combine à un autre logiciel de gestion d’événements, capable de prendre en charge les inscriptions en ligne et l’accueil digital des participants. Enfin, on centralise ces différentes fonctionnalités dans un site Internet, créé sur Wordpress, qui permet d’orienter les visiteurs via différents onglets et d’intégrer l’agenda et la médiathèque. Ce que nous créons pour LJCom est unique et sur-mesure. Nos développeurs ne se contentent pas d’utiliser tel ou tel logiciel, ils affinent leurs possibilités pour les adapter à la demande du client.

Gestion de l’événement en direct

Malgré les difficultés du confinement, l’agence 148 reste totalement mobilisée. En 3 semaines, la Press Room demandée par LJCom est créée. Et notre mission se poursuit pendant le congrès. Nous sommes en charge de gérer les conférences en direct et autant briser le suspense tout de suite : il n’y aura pas un seul bug. Un régisseur est affecté à la gestion des live. Il fait le lien avec les conférenciers, gère leur micro et le partage de leur écran avec leurs slides. Notre chef de projet Christy est elle aussi présente avant chaque début de conférence pour vérifier que tout fonctionne techniquement et que tout le monde est en place. Elle porte aussi une attention toute particulière à un enjeu très important de ce congrès, la confidentialité. Certaines informations doivent rester à destination des professionnels uniquement. La Press Room que nous avons créée est un outil fonctionnel et puissant. Nous allons pouvoir le réutiliser comme base pour d’autres événements. Il nous donne un coup d’avance dans la période actuelle où le travail à distance se développe à grand échelle.